Dalle unità di risposta ai telefoni IP: alla scoperta della moderna gestione delle chiamate alla reception

In ambienti frenetici, gli addetti alla reception svolgono un ruolo cruciale nella gestione degli accessi essendo responsabili della gestione delle chiamate ai citofoni IP.

Un citofono IP è un dispositivo IP installato all'ingresso che consente agli ospiti che si trovano all'esterno dell'edificio di comunicare (tramite video e/o audio) con il personale all'interno, che quindi concederà o negherà loro l'accesso. Fondamentalmente, controlla l'accesso all'edificio, cosa che lo rende uno strumento importante per la sicurezza del sito.

Il modo in cui gli addetti alla reception negli uffici o negli edifici residenziali ricevono le chiamate dal citofono IP è forse importante quanto il citofono stesso. Gli addetti alla reception che controllano gli accessi hanno diversi dispositivi per semplificare e migliorare la gestione delle chiamate citofoniche, dai telefoni IP alle unità di risposta hardware effettive. Vediamo quali sono.

Telefoni fissi smart

Partiamo da quella che consideriamo l'opzione migliore: telefoni fissi smart o videotelefoni IP come il 2N® IP Phone D7A. Questi dispositivi sono telefoni con lo schermo collegato direttamente al citofono IP all'ingresso anteriore e possono mostrare filmati sullo schermo del videocitofono quando una chiamata è in arrivo.

I telefoni fissi intelligenti sono fantastici, perché spesso hanno un'interfaccia intuitiva, touchscreen che mostrano chiaramente i visitatori per una maggiore sicurezza e chiavi programmabili, consentendo agli addetti alla reception di rispondere alle chiamate in arrivo in modo rapido e semplice. Le capacità di integrazione con altri sistemi di comunicazione aumentano ulteriormente la loro utilità in un contesto aziendale. Inoltre possono essere utilizzati come normali telefoni per le comunicazioni quotidiane.

Il 2N® IP Phone D7A offre tutto questo, vanta un touchscreen da 7 pollici, è dotato di sistema operativo Android per una facile integrazione con app di terze parti come Zoom Phone e Skype e richiede solo tre minuti per la configurazione! Questo ed altri dispositivi simili dovrebbero essere parte fondamentale di qualsiasi reception moderna.

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Unità di risposta hardware su supporto da scrivania

Un'altra opzione è installare una unità di risposta come 2N® Indoor View o 2N® Indoor Compact su un supporto da scrivania. Le unità di risposta sono di solito piccole, il che significa che possono stare comodamente sulla scrivania degli addetti alla reception, sono specificamente progettate per gestire le chiamate al citofono IP con facilità e affidabilità e spesso possono essere dotate di funzionalità aggiuntive che migliorano significativamente la sicurezza dell'edificio.

Il 2N® Indoor View, ad esempio, può essere utilizzato per la -ogni volta che è necessario, trasmettendo in streaming il feed dal videocitofonoIP da un massimo di 16 telecamere IP. Tutto questo con assoluta chiarezza su un robusto touchscreen HD da 7".

Una limitazione dell'utilizzo di una unità di risposta è il fatto che non può essere usata per le chiamate interne – tuttavia, negli uffici moderni, per questo scopo si utilizzano in genere i telefoni cellulari. Un altro problema può essere che riproducono l'audio ad alto volume, il che, sebbene vada bene in luoghi tranquilli, può rivelarsi difficile in ambienti affollati e rumorosi.

Tramite integrazioni con Microsoft Teams, Zoom Phone e altre app aziendali

Molte aziende si affidano a piattaforme di collaborazione come Microsoft Teams, Zoom e altre applicazioni aziendali.

L'integrazione delle funzionalità delle chiamate ai citofoni IP su queste piattaforme semplifica i processi di comunicazione. Gli addetti alla reception possono gestire le chiamate citofoniche senza problemi all'interno della stessa interfaccia che utilizzano per altre attività, promuovendo l'efficienza e riducendo la necessità di passare da un'applicazione all'altra.

 I citofoni IP 2N possono essere integrati facilmente con una vasta gamma di applicazioni di terze parti, tra cui Cisco, Zoom, Microsoft Teams (tramite CyberTwice), Webex e altro ancora!

Telefoni IP normali più 2N® IP Eye

Un'altra opzione è un normale telefono IP (cioè un telefono IP senza funzionalità video) integrato con il citofono esterno dell'ufficio, con l'aggiunta di software come 2N® IP Eye installato su un desktop che fa da tramite tra il modo tradizionale di comunicare e quello moderno.

2N® IP Eye è un'app per desktop gratuita utilizzata per la gestione delle chiamate videocitofoniche che è ideale quando si utilizza un telefono IP che non supporta i video.

Quando si riceve una chiamata in arrivo dal citofono IP, una finestra pop-up sul PC visualizza il feed video dall'app 2N® IP Eye (consentendo la verifica visiva) e il telefono IP integrato sulla scrivania inizia a squillare (consentendo la comunicazione). L'addetto alla reception concede quindi l'accesso tramite 2N® IP Eye e non deve nemmeno rispondere alla chiamata, se non ne ha bisogno.

Può anche fungere da applicazione di sorveglianza, mostrando simultaneamente i feed video in diretta in un'unica interfaccia, fornendo così una visione completa delle attività all'esterno dell'edificio. Gli utenti possono passare dalle telecamere sul citofono IP alle telecamere IP di produttori di terze parti installate in luoghi in cui non è necessario un citofono.

Telefoni software o softphone

Gli addetti alla reception possono anche sfruttare soluzioni basate su software per gestire le chiamate al citofono IP. I softphone non sono dispositivi fisici, ma sono dei software che forniscono un'interfaccia "telefonica" sui dispositivi scelti, mobili o desktop.

Gli addetti alla reception possono utilizzarli per rispondere alle chiamate, poiché il software può essere integrato con un citofono IP. Tuttavia, poiché il software è solo software (e non un dispositivo hardware progettato per rispondere alle chiamate), sarà necessario utilizzare un auricolare e/o un microfono per consentire la funzionalità audio. Inoltre, i softphone possono richiedere una formazione aggiuntiva per l'utente, cosa non necessaria quando si utilizza un dispositivo intuitivo come una unità di risposta o un telefono IP.

D'altra parte, se si ritiene che i softphone siano la scelta giusta, è importante sapere che i citofoni IP 2N possono essere integrati con molti di essi!

Gli addetti alla reception oggi hanno una pletora di dispositivi a disposizione per gestire in modo efficiente le chiamate citofoniche. Che si opti per un telefono fisso smart, un telefono normale con soluzioni software aggiuntive, un'applicazione aziendale integrata o un'unità di risposta fisica, l'importante è scegliere una soluzione che risponda alle esigenze specifiche dell'azienda e/o dell'edificio. Utilizzando il dispositivo giusto, gli addetti alla reception possono migliorare la comunicazione e l'efficienza operativa complessiva all'interno del luogo di lavoro.