Des postes de réception aux téléphones IP – Explorer la gestion moderne des appels de la réception

Dans des environnements au rythme rapide, les réceptionnistes jouent un rôle crucial dans la gestion des accès en étant responsables de la gestion des appels d'interphone IP.

Un interphone IP est un dispositif IP installé aux entrées et permet aux clients à l'extérieur du bâtiment de communiquer (par vidéo et/ou audio) avec le personnel à l'intérieur, qui leur accordera ou leur refusera ensuite l'accès. Fondamentalement, il contrôle l'accès au bâtiment, ce qui en fait un outil important pour la sécurité du site.

La façon dont les réceptionnistes dans les bureaux ou les bâtiments résidentiels reçoivent les appels de l'interphone IP est peut-être aussi importante que l'interphone lui-même. Les réceptionnistes contrôlant l'accès disposent de divers appareils pour rationaliser et améliorer la gestion des appels d'interphone, des téléphones IP aux postes de réception physiques. Découvrons-les ensemble !

Téléphones intelligents de bureau

Commençons par ce que nous considérons comme la meilleure option : les téléphones de bureau intelligents ou les téléphones vidéo IP tels que le 2N® IP Phone D7A. Ces appareils sont des téléphones avec des écrans qui sont directement connectés à l'interphone IP à l'entrée avant et peuvent afficher des séquences d'interphone vidéo sur l'écran lorsqu'un appel arrive.

Les téléphones de bureau intelligents sont excellents, car ils ont souvent des interfaces conviviales, des écrans tactiles qui affichent clairement les visiteurs pour une meilleure sécurité et des clés programmables, permettant aux réceptionnistes de répondre aux appels entrants rapidement et facilement. Les capacités d'intégration à d'autres systèmes de communication améliorent encore leur utilité dans un cadre d'entreprise. De plus, bien sûr, ils peuvent être utilisés comme un téléphone ordinaire pour les communications quotidiennes.

Le 2N® IP Phone D7A offre tout cela, il dispose d'un écran tactile de 18 cm, est équipé d'un système d'exploitation Android pour une intégration facile avec des applications tierces telles que Zoom Phone et Skype, et ne prend que trois minutes à configurer ! Ceci, et les appareils comme celui-ci, devrait être un élément clé de toute réception moderne.

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Poste de réception physique sur un support de bureau

Une autre option consiste à installer un poste de réception, telle que le 2N® Indoor View ou le 2N® Indoor Compact, sur un support de bureau. Les postes de réception sont généralement de petite taille, ce qui signifie qu'ils peuvent s'adapter très confortablement sur le bureau d'un réceptionniste, qu'ils sont spécialement conçus pour gérer les appels par interphone IP avec facilité et fiabilité et qu'ils peuvent souvent être dotés de fonctionnalités supplémentaires qui améliorent considérablement la sécurité des bâtiments.

Le 2N® Indoor View, par exemple, peut être utilisé pour la vidéosurveillance en cas de besoin – à la fois en diffusant le flux de l'interphone vidéo IP, ainsi que d'un maximum de 16 caméras IP. Tout cela avec une clarté absolue sur un écran tactile HD durable de 18 cm.

Une limitation de l'utilisation d'un poste de réception est le fait qu'il ne peut pas être utilisé pour appeler quelqu'un en interne – cependant, dans les bureaux modernes, les téléphones mobiles sont couramment utilisés à cette fin de toute façon. Un autre problème peut être qu'ils lisent l'audio à haute voix – ce qui, bien que ce n'est pas un problème dans des endroits calmes, peut s'avérer difficile dans des environnements bruyants et occupés.

Via des intégrations avec Microsoft Teams, Zoom Phone et d'autres applications d'entreprise

De nombreuses entreprises s'appuient sur des plateformes de collaboration telles que Microsoft Teams, Zoom et d'autres applications d'entreprise.

L'intégration des fonctionnalités d'appel d'interphone IP à ces plateformes rationalise les processus de communication. Les réceptionnistes peuvent gérer les appels d'interphones de manière transparente au sein de la même interface qu'ils utilisent pour d'autres tâches, ce qui favorise l'efficacité et réduit le besoin de basculer entre différentes applications.

 Les interphones IP 2N peuvent être facilement intégrés à une vaste gamme d'applications tierces, notamment Cisco, Zoom, Microsoft Teams (via CyberTwice), Webex et plus encore !

Téléphones IP réguliers ainsi que le 2N® IP Eye

Une autre option est un téléphone IP ordinaire (c'est-à-dire un téléphone IP sans capacité vidéo) intégré à l'interphone de bureau externe, avec l'ajout d'un logiciel comme le 2N® IP Eye installé sur un ordinateur de bureau offre un pont entre la communication conventionnelle et moderne.

Le 2N® IP Eye est une application de bureau gratuite qui est utilisée pour la gestion des appels d'interphone vidéo et est idéale lorsque les projets utilisent un téléphone IP qui n'est pas compatible avec la vidéo.

Lorsqu'un appel entrant est reçu de l'interphone IP, une fenêtre contextuelle sur le PC affichera le flux vidéo dans 2N® IP Eye (permettant une vérification visuelle), et le téléphone IP intégré sur le bureau sonnera également (permettant la communication). Le réceptionniste accorde ensuite l'accès dans 2N® IP Eye – et en fait, il n'a même pas besoin de répondre à l'appel s'il n'en a pas besoin.

Elle peut également servir d'application de surveillance, affichant simultanément des flux vidéo en direct dans une interface, offrant une vue complète des activités à l'extérieur du bâtiment. Les utilisateurs peuvent basculer entre les caméras d'interphone IP et les caméras IP de fabricants tiers qui sont installées dans des endroits où un interphone n'est pas nécessaire.

Téléphones logiciels ou softphones

Les réceptionnistes peuvent également tirer parti de solutions logicielles pour gérer les appels d'interphone IP. Les softphones ne sont pas des appareils physiques, mais plutôt des logiciels qui fournissent une interface « téléphonique » sur l'appareil choisi – qu'il soit mobile ou de bureau.

Les réceptionnistes peuvent les utiliser pour répondre aux appels, car le logiciel peut être intégré à un interphone IP. Cependant, comme le logiciel n'est qu'un logiciel (et non un périphérique matériel conçu pour répondre aux appels), ils devront utiliser un casque et/ou un microphone pour permettre la capacité audio. De plus, les téléphones logiciels peuvent nécessiter une formation supplémentaire de l'utilisateur – dont ils n'auraient pas besoin pour naviguer dans quelque chose d'aussi convivial qu'un poste de réception ou un téléphone IP.

Cependant, si les softphones sont le choix qui vous convient, les interphones IP 2N peuvent être intégrés à un bon nombre d'entre eux !

Les réceptionnistes disposent aujourd'hui d'une pléthore d'appareils pour gérer efficacement les appels d'interphone. Qu'ils optent pour des téléphones de bureau intelligents, des téléphones ordinaires avec des solutions logicielles supplémentaires, des applications d'entreprise intégrées ou des postes de réception physiques, la clé est de choisir une solution qui s'aligne sur les besoins spécifiques de l'entreprise et/ou du bâtiment. En tirant parti du bon appareil, les réceptionnistes peuvent améliorer la communication et l'efficacité opérationnelle globale sur le lieu de travail.